Comment bien choisir une salle de réunion ?
Vous avez choisi de faire une réunion à l’extérieur de votre entreprise et vous souhaitez que cette future journée de travail dans cette salle soit réussi. Dans ce cas il est important que certaines paramètres soient parfaitement maîtrisés. Mais quels sont exactement ses paramètres ?
Préparer la réservation de sa salle de réunion
Certaines questions doivent avoir des réponses avant de contacter les futurs établissements susceptibles d’accueillir vos collaborateurs.
- Où souhaitez vous vous réunir ? Proche de votre entreprise, en centre ville, dans une zone d’activité ?
- Combien de personnes assisteront à cette réunion ?
- A quelle date est prévu votre réunion ?
- Quel budget êtes-vous prêt à dépenser ?
Le choix de la salle de réunion
- L’environnement
- le temps de trajet pour s’y rendre
- la capacité du lieu
- les services liés à la location (nourriture, matériel de bureau et informatique, boissons…)
Tous ces points doivent être examinés avec attention. Vous obtiendrez ces informations soit en appelant les établissements qui louent des salles de réunion, soit en vous connectant sur leur site internet ou encore en vous rendant directement dans l’établissement.
Ces établissements de location de salle de réunion proposent aujourd’hui un ensemble complet en fonction des demandes et peuvent répondre aux demandes les plus spécifiques.
Contrôler de l’équipement de la salle de réunion mis à disposition
Il faut s’assurer que tout le matériel mis disposition fonctionne avant que tout le monde arrive et que la réunion commence. Vérifiez aussi vos présentations (fichiers informatiques).
Pour éviter les mauvaises surprises voici une liste non exhaustive de la plupart des équipements utiles dans une salle de réunion :
- Vidéoprojecteur ou écran mural
- Paperboard
- Tableau blanc interactif
- Connexion Internet, mot de passe du wifi
- Microphones avec et sans fil
- Ordinateurs
- Imprimante, scanner
- téléphone
- bloc-notes, stylos
Places de parking proches de la salle de réunion
Autant être près de la salle et éviter de marcher pendant de longues minutes. Le parking à proximité, où toutes les voitures peuvent être garées, est un avantage. C’est plus pratique pour tout le monde. S’il n’y a pas de parkings à proximité, pensez à la solution des transports en commun (Bus, métro).
